Popis funkce
Funkce Delegace umožňuje registrovat na každém profilu studenta seznam osob oprávněných vyzvednout studenta ze zařízení (např. prarodiče, strýcové, chůvy, rodinní přátelé) aniž by bylo nutné pro ně vytvářet rodinný účet a tedy bez poskytnutí jakéhokoli přístupu do správy nebo aplikace Easy Family.
Pro každého delegáta je možné registrovat:
Jméno (povinné)
Příjmení (povinné)
Přiložený dokument (volitelné) — obvykle doklad totožnosti delegáta, ale podle uvážení zařízení může být nahrán také podepsaný formulář delegace od rodiče nebo jakýkoli jiný užitečný dokument (podporované formáty jpg, jpeg, png, pdf).
Poznámka: Delegáti neobdrží přihlašovací údaje a nemohou přistupovat do systému. Jejich funkcí je výhradně být rozpoznáni personálem zařízení při vyzvednutí studenta.
Kde se funkce nachází
Profil Pozice Co může dělat Koordinátor (prohlížeč, modré menu) Profil studenta → rozbalovací Delegace Přidat, importovat, upravit, odstranit Pedagog (prohlížeč, zelené menu) Profil studenta → rozbalovací Delegace Pouze zobrazení (včetně přiloženého dokumentu) Aplikace Easy Staff Seznam studentů → student → Zobrazit profil → sekce Delegace Pouze zobrazení Rodinný příslušník (prohlížeč) Menu Docházka → Delegace Přidat, upravit přiložený soubor Aplikace Easy Family Menu Docházka → Delegace Přidat, upravit přiložený soubor
Strana Koordinátora — Přidání delegáta
Krok 1 — Přístup k profilu studenta
Přihlaste se do správy pomocí účtu koordinátora (modré menu vlevo).
V levém menu klikněte na "Studenti" pro rozbalení podmenu.
Klikněte na "Seznam studentů".
Najděte studenta, pro kterého chcete přidat delegáta, a klikněte na jeho jméno (nebo na ikonu úpravy), abyste otevřeli profil.
Krok 2 — Otevřete sekci Delegace
Jakmile jste uvnitř profilu studenta, nahoře najdete rozbalovací (combo box), který zobrazuje název aktuálně zobrazené sekce (výchozí zobrazení je "Student").
Klikněte na šipku rozbalovacího menu, abyste zobrazili všechny sekce profilu.
Vyberte položku "Delegace".
Otevře se stránka Delegace s tabulkou již zaregistrovaných delegátů (nebo prázdnou, pokud je to poprvé).
Tabulka má sloupce: Jméno — Příjmení — Dokument — Úprava — Odstranit.
Krok 3 — Přidání nového delegáta
Nahoře vpravo v rámečku "Delegace" najdete dvě tlačítka:
"Importovat" (fialové) — pro přiřazení dospělého, který již existuje v archivu (viz následující odstavec).
"+ Přidat" (modré) — pro vložení nového delegáta od začátku.
Klikněte na modré tlačítko "+ Přidat".
Otevře se modální okno s názvem "Delegace" s následujícími poli:
Jméno* — povinné pole. Zadejte jméno delegáta.
Příjmení* — povinné pole. Zadejte příjmení delegáta.
Nahrát dokument — modré tlačítko. Kliknutím se otevře okno pro výběr souboru z vašeho zařízení, odkud můžete vybrat dokument k přiložení.
Podporované typy souborů: jpg, jpeg, png, pdf.
Co nahrát: je na uvážení zařízení. Typicky se nahrává doklad totožnosti delegáta; některá zařízení preferují nahrát podepsaný formulář delegace od rodiče. Pole je volitelné: pokud není nic nahráno, delegát bude přesto zaregistrován se jménem a příjmením.
Krok 4 — Uložit
Jakmile jsou vyplněna povinná pole (Jméno a Příjmení), tlačítko "Uložit" dole se změní na zelené a bude klikatelné.
Klikněte na "Uložit" pro registraci delegáta.
Alternativně klikněte na "Zrušit" pro zavření okna bez uložení.
Nový delegát se okamžitě objeví v tabulce.
Strana Koordinátora — Importovat již existujícího delegáta
Pokud je osoba, kterou chcete přidat jako delegáta, již přítomna v systému (např. je rodičem jiného studenta zařízení, nebo byla již delegována pro jiného sourozence), nemusíte ji znovu vkládat: můžete použít funkci Importovat.
Krok 1 — Otevřete okno pro import
Na stránce Delegace studenta klikněte na fialové tlačítko "Importovat" vpravo nahoře.
Krok 2 — Hledání osoby
V okně, které se otevře, můžete hledat osobu, kterou chcete přiřadit podle:
Jméno
Příjmení
Email
Zadejte jedno nebo více z těchto údajů do vyhledávacího pole; systém vám zobrazí odpovídající výsledky již přítomné v archivu zařízení.
Krok 3 — Potvrďte import
Vyberte správnou osobu ze seznamu výsledků a potvrďte operaci.
Osoba bude automaticky přidána do seznamu Delegací studenta, s již vyplněnými osobními údaji.
Poznámka: Import nevytváří účet ani nemění oprávnění osoby; pouze ji přiřazuje jako delegáta k profilu tohoto studenta.
Strana Koordinátora — Úprava delegáta
Koordinátor může upravit všechna pole již zaregistrovaného delegáta (Jméno, Příjmení a Dokument).
Otevřete stránku Delegace studenta (viz Krok 1 a 2 "Přidání delegáta").
Najděte řádek delegáta, kterého chcete upravit.
Ve sloupci "Úprava" klikněte na modrou ikonu ve tvaru tužky.
Otevře se stejné modální okno jako při vkládání, již vyplněné aktuálními údaji.
Upravte požadovaná pole. Pro nahrazení přiloženého dokumentu klikněte znovu na "Nahrát dokument" a vyberte nový soubor.
Klikněte na "Uložit" pro potvrzení změn.
Strana Koordinátora — Zobrazení přiloženého dokumentu
Pro zkontrolování již nahraného dokumentu pro delegáta:
Otevřete stránku Delegace studenta.
Ve sloupci "Dokument" klikněte na fialovou ikonu ve tvaru listu odpovídající delegátovi.
Soubor (obrázek nebo PDF) se otevře/stáhne do vašeho zařízení.
Pokud je místo ikony buňka prázdná, znamená to, že pro tohoto delegáta nebyl ještě žádný dokument nahrán.
Strana Koordinátora — Odstranění delegáta
Pozor: Odstranění delegáta je trvalé a může být provedeno pouze koordinátorem. Ani pedagogové, ani rodinní příslušníci nemohou delegáty odstranit.
Otevřete stránku Delegace studenta.
Najděte řádek delegáta, kterého chcete odstranit.
Ve sloupci "Odstranit" klikněte na červenou ikonu ve tvaru koše.
Potvrďte odstranění v okně upozornění.
Delegát bude okamžitě odstraněn ze seznamu.
Strana Pedagoga — Zobrazení delegátů (prohlížeč)
Pedagog (zelené menu) nemůže přidávat, upravovat ani odstraňovat delegáty, ale může zkontrolovat seznam, aby ověřil, kdo je oprávněn vyzvednout studenta v okamžiku vyzvednutí.
Z prohlížeče
Přihlaste se do správy pomocí účtu pedagoga (zelené menu vlevo).
Otevřete profil požadovaného studenta.
V rozbalovacím menu nahoře profilu vyberte "Delegace".
Zobrazí se tabulka se Jménem, Příjmením a Dokumentem každého delegáta.
Pro zobrazení přiloženého dokumentu klikněte na fialovou ikonu ve tvaru listu ve sloupci "Dokument": soubor se otevře nebo stáhne.
Rozdíl oproti koordinátorovi: na straně pedagoga nejsou přítomna tlačítka "+ Přidat" a "Importovat", ani sloupce "Úprava" a "Odstranit". Stránka je v pouze pro čtení.
Aplikace Easy Staff — Zobrazení delegátů
Také z Aplikace Easy Staff poskytnuté personálu je možné zkontrolovat seznam delegací.
Otevřete aplikaci Easy Staff a přihlaste se.
Jděte na "Seznam studentů".
Najděte požadovaného studenta (můžete si pomoci vyhledávacím panelem nebo filtrem "Sekce").
V rámečku studenta klikněte na tlačítko "Zobrazit profil" (dole vlevo v rámečku).
Na obrazovce "Zobrazit profil" se posuňte dolů na sekci "Delegace".
Budou uvedeni všichni delegáti registrovaní pro toho studenta, vedle nichž bude ikona pro otevření přiloženého dokumentu (pokud je přítomna).
Strana Rodinného příslušníka — Přidání delegáta z prohlížeče
Oprávnění rodinní příslušníci mohou také samostatně přidávat delegáty z prohlížeče.
Krok 1 — Přístup k rodinnému panelu
Rodinný příslušník se přihlásí do správy pomocí svých přihlašovacích údajů.
V levém menu klikněte na položku "Docházka".
V rozbalovacím menu, které se otevře, klikněte na "Delegace".
Krok 2 — Přidání delegáta
Zobrazí se seznam již registrovaných delegací pro vaše studenty.
Klikněte na tlačítko pro přidání nového delegáta.
Vyplňte Jméno a Příjmení.
(Volitelné) Nahrajte dokument delegáta (jpg, jpeg, png, pdf).
Uložte.
Důležité: jakmile je vložen, rodinný příslušník nemůže odstranit delegáta. Pokud je nutné jej odstranit, rodinný příslušník musí požádat o odstranění zařízení prostřednictvím komunikace (například zprávy z aplikace nebo přímé žádosti k koordinátorovi), který provede odstranění ze strany koordinátora.
Rodinný příslušník může vždy upravit přiložený soubor/obrázek delegáta (například pro aktualizaci vypršeného dokladu totožnosti).
Strana Rodinného příslušníka — Přidání delegáta z aplikace Easy Family
Postup v aplikaci je v zásadě stejný jako v prohlížeči.
Otevřete aplikaci Easy Family a přihlaste se.
Vyberte zařízení a požadovaného studenta.
Z domovské stránky přejděte do menu "Docházka".
Vyberte podmenu "Delegace".
Zobrazíte seznam již přidaných delegátů pro toho studenta.
Pro přidání nového delegáta použijte tlačítko pro přidání.
Vyplňte Jméno a Příjmení (povinné) a případně nahrajte dokument ze svého zařízení (existující fotografie nebo pořízené na místě).
Uložte.
Také z aplikace rodinný příslušník může upravit přiložený soubor, ale nemůže odstranit delegáta. Pro odstranění se musí obrátit na zařízení.
Často kladené otázky
Obdrží delegát přihlašovací údaje nebo upozornění? Ne. Delegát je jednoduchá registrace v profilu; nemá žádný přístup do systému, nedostává e-maily, nedostává upozornění.
Je povinné nahrát dokument pro delegáta? Ne. Povinné jsou pouze Jméno a Příjmení. Dokument je volitelný, ale silně doporučen pro zajištění rozpoznání při vyzvednutí.
Jaký dokument je nejlepší nahrát: doklad totožnosti delegáta nebo podepsanou delegaci? Je to na uvážení zařízení. Některá zařízení preferují doklad totožnosti delegáta (pro usnadnění rozpoznání při vyzvednutí), jiná preferují podepsaný formulář delegace od rodiče. Dohodněte se s koordinátorem, jaký postup dodržovat.
Může rodinný příslušník odstranit delegáta, kterého omylem vložil? Ne. Rodinní příslušníci nemohou odstranit delegáty, ani ty, které sami vložili. Musí zaslat žádost o odstranění zařízení (například prostřednictvím zprávy v aplikaci), a koordinátor provede odstranění.
Může být stejný delegát přiřazen více studentům? Ano. Koordinátor může použít funkci "Importovat" na profilu každého studenta, aby přiřadil stejnou osobu, která již existuje v archivu, více studentům (užitečné například pro prarodiče, kteří vyzvedávají více vnoučat ze stejného zařízení).
Co vidí pedagog při vyzvednutí? Pedagog, ať už z prohlížeče nebo z aplikace Easy Staff, může otevřít profil studenta, přejít do sekce Delegace a zkontrolovat jméno, příjmení a přiložený dokument každého oprávněného delegáta. Tímto způsobem může ověřit identitu osoby, která se představí k vyzvednutí studenta.
Jsou delegáti vložení rodinnými příslušníky z aplikace okamžitě viditelní personálu? Ano. Všichni delegáti vložení — jak koordinátorem, tak rodinnými příslušníky z prohlížeče, tak rodinnými příslušníky z aplikace Easy Family — jsou personálu viditelní v reálném čase z pohledu pedagoga, koordinátora a z aplikace Easy Staff.