Wie man die Funktion der Voranmeldung nutzt
Die Voranmeldefunktion ist dafür gedacht, es den Angehörigen zu ermöglichen, die Voranmeldung von noch nicht erfassten Schülern im Verwaltungssystem vorzunehmen. Sie sollte nicht für bereits registrierte Schüler verwendet werden, um sich für die folgenden Jahre anzumelden.
Zugriff auf die Voranmeldefunktion
Melden Sie sich als Koordinator oder Administrator an.
Gehen Sie in die gewünschte Einrichtung.
Wählen Sie im Seitenmenü Schüler und klicken Sie auf Voranmeldung.
Einstellungen der Voranmeldeseite
• Sobald Sie im Abschnitt Voranmeldung sind, sehen Sie zunächst eine leere Liste, die die in Zukunft erhaltenen Voranmeldungen anzeigen wird.
• Oben links finden Sie ein Dropdown-Menü neben dem gelben Symbol; durch Klicken auf den Pfeil können Sie auf Folgendes zugreifen:
• Link:
• Sehen Sie sich den Link an, den Sie mit den Angehörigen teilen können.
• Sie können einen QR-Code generieren, den Sie in Ihre Website integrieren oder an die Angehörigen verteilen können.
• Der Link öffnet ein öffentliches Formular, das kein Passwort erfordert.
• Einstellungen:
• Einführungsnachricht: Ändern Sie die einführende Nachricht der Voranmeldeseite.
• Bestätigungs-E-Mail: Passen Sie den Text der E-Mail an, die die Eltern nach Abschluss der Voranmeldung erhalten.
• Dokumenten-Upload:
• Sie können ein oder mehrere Dokumente hochladen (z. B. Regelung, Beitrittsformular).
• Es ist möglich, die Angehörigen zu bitten, die unterschriebenen Dokumente während der Ausfüllung des Formulars herunterzuladen und erneut hochzuladen.
• Pflichtfelder:
• Die Felder Vorname und Nachname für die Schüler- und Angehörigenkarte sind immer Pflichtfelder.
• Sie können weitere Pflichtfelder auswählen, indem Sie sie aus der Liste auswählen.
• Es wird empfohlen, die Pflichtfelder auf das notwendige Minimum zu beschränken.
Vorschau des Formulars
• Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Vorschau, um zu sehen, wie das Formular den Angehörigen angezeigt wird.
Verwaltung der erhaltenen Voranmeldungen
Die erhaltenen Voranmeldungen erscheinen in der Liste, sortiert nach Datum (vom neuesten zum ältesten).
Für jede Voranmeldung sehen Sie:
• Antragsdatum
• Name des Schülers
• Namen der Angehörigen
• Status des Antrags: „Akzeptiert“ oder „In Bearbeitung“.
• Ein gelbes Symbol unter dem Punkt Überprüfen, um die Details der Voranmeldung anzuzeigen.
• Ein rotes Symbol in Form eines Mülleimers, um die Voranmeldung zu löschen.
Überprüfen und Akzeptieren einer Voranmeldung
Klicken Sie auf das gelbe Symbol neben der Voranmeldung, um die Details anzuzeigen.
Von dieser Seite aus können Sie:
• Auf Importieren klicken, um die Voranmeldung in eine Schülerakte umzuwandeln.
• Den Schalter Zugangsdaten an die Angehörigen senden aktivieren, um die Zugangsdaten automatisch zu senden, vorausgesetzt, es wurde eine gültige E-Mail-Adresse angegeben.
Status der akzeptierten Voranmeldung
• Sobald die Voranmeldung akzeptiert wurde, wird neben dem Namen des Schülers der grüne Schriftzug Akzeptiert angezeigt.
• Durch Klicken auf diesen Schriftzug gelangen Sie direkt zur gerade erstellten Schülerakte.