Toiminnon kuvaus
Toiminto Valtuutukset mahdollistaa jokaiselle opiskelijakortille valtuutettujen henkilöiden rekisteröimisen opiskelijan noutamiseen laitoksesta (esim. isovanhemmat, sedät, lastenhoitajat, perheystävät) ilman perhetilin luomista heille ja siten ilman pääsyn antamista hallintojärjestelmään tai Easy Family -sovellukseen.
Jokaiselle valtuutetulle voidaan rekisteröidä:
Nimi (pakollinen)
Sukunimi (pakollinen)
Liitetty asiakirja (valinnainen) — yleensä valtuutetun henkilöllisyystodistus, mutta laitoksen harkinnan mukaan voidaan ladata myös vanhemman allekirjoittama valtuutuslomake tai muu hyödyllinen asiakirja (tuetut muodot jpg, jpeg, png, pdf).
Huom: Valtuutetut eivät saa käyttäjätunnuksia eivätkä voi käyttää järjestelmää. Heidän tehtävänsä on ainoastaan olla tunnistettavissa laitoksen henkilökunnan toimesta opiskelijan noutamisen yhteydessä.
Missä toiminto sijaitsee
Profiili Sijainti Mitä voi tehdä Koordinaattori (selaimessa, vaaleansininen valikko) Opiskelijakortti → alasvetovalikko Valtuutukset Lisää, tuo, muokkaa, poista Kasvattaja (selaimessa, vihreä valikko) Opiskelijakortti → alasvetovalikko Valtuutukset Vain tarkastelu (mukaan lukien liitetty asiakirja) App Easy Staff Opiskelijalista → opiskelija → Katso kortti → osio Valtuutukset Vain tarkastelu Perhe (selaimessa) Valikko Poissaolot → Valtuutukset Lisää, muokkaa liitettyä tiedostoa App Easy Family Valikko Poissaolot → Valtuutukset Lisää, muokkaa liitettyä tiedostoa
Koordinaattorin puolelta — Lisää valtuutettu
Vaihe 1 — Siirry opiskelijakorttiin
Kirjaudu hallintojärjestelmään koordinaattorin tilillä (vaaleansininen valikko vasemmalla).
Vasemmassa valikossa napsauta "Opiskelijat" laajentaaksesi alavalikkoa.
Napsauta "Opiskelijalista".
Paikanna opiskelija, jolle haluat lisätä valtuutetun, ja napsauta hänen nimeään (tai muokkauskuvaketta) avataksesi kortin.
Vaihe 2 — Avaa Valtuudet-osio
Kun olet opiskelijakortissa, ylhäällä on alasvetovalikko (combo box), joka näyttää tällä hetkellä näkyvän osion nimen (oletuksena "Opiskelija").
Napsauta alasvetovalikon nuolta nähdäksesi kaikki kortin osiot.
Valitse "Valtuutukset".
Aukeaa Valtuutukset-sivu, jossa on jo lisättyjen valtuutettujen taulukko (tai tyhjää, jos tämä on ensimmäinen kerta).
Taulukossa on sarakkeet: Nimi — Sukunimi — Asiakirja — Muokkaa — Poista.
Vaihe 3 — Lisää uusi valtuutettu
Oikeassa yläkulmassa "Valtuutukset"-ruudussa on kaksi painiketta:
"Tuo" (violetti) — liittääksesi aikuisen, joka on jo olemassa arkistossa (katso seuraava kappale).
"+ Lisää" (vaaleansininen) — lisätäksesi uuden valtuutetun alusta alkaen.
Napsauta vaaleansinistä painiketta "+ Lisää".
Aukeaa modaalinen ikkuna nimeltä "Valtuutukset" seuraavilla kentillä:
Nimi* — pakollinen kenttä. Syötä valtuutetun nimi.
Sukunimi* — pakollinen kenttä. Syötä valtuutetun sukunimi.
Lataa asiakirja — vaaleansininen painike. Napsauttamalla avaat tiedostonvalintaikkunan laitteeltasi, josta voit valita liitettävän asiakirjan.
Tuetut tiedostotyypit: jpg, jpeg, png, pdf.
Mitä ladata: on laitoksen harkinnassa. Tyypillisesti ladataan valtuutetun henkilöllisyystodistus; jotkut laitokset suosivat vanhemman allekirjoittamaa valtuutuslomaketta. Kenttä on valinnainen: jos mitään ei ladattu, valtuutettu rekisteröidään silti nimellä ja sukunimellä.
Vaihe 4 — Tallenna
Kun pakolliset kentät (Nimi ja Sukunimi) on täytetty, "Tallenna"-painike alhaalla muuttuu vihreäksi ja napsautettavaksi.
Napsauta "Tallenna" rekisteröidäksesi valtuutetun.
Vaihtoehtoisesti napsauta "Peruuta" sulkeaksesi ikkunan tallentamatta mitään.
Uusi valtuutettu näkyy heti taulukossa.
Koordinaattorin puolelta — Tuo jo arkistossa oleva valtuutettu
Jos henkilö, jonka haluat lisätä valtuutetuksi, on jo järjestelmässä (esimerkiksi hän on toisen opiskelijan vanhempi tai hänet on jo valtuutettu toisen sisaruksen puolesta), sinun ei tarvitse lisätä häntä uudelleen: voit käyttää Tuo-toimintoa.
Vaihe 1 — Avaa tuonti-ikkuna
Opiskelijan Valtuutukset-sivulla napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa violettia painiketta "Tuo".
Vaihe 2 — Etsi henkilö
Aukeavassa ikkunassa voit etsiä henkilöä liitettäväksi:
Nimi
Sukunimi
Sähköposti
Syötä yksi tai useampi näistä tiedoista hakukenttään; järjestelmä näyttää vastaavat tulokset, jotka ovat jo olemassa laitoksen arkistossa.
Vaihe 3 — Vahvista tuonti
Valitse oikea henkilö tuloslistalta ja vahvista toimenpide.
Henkilö lisätään automaattisesti opiskelijan Valtuutukset-listalle, joilla on jo täytetyt henkilötiedot.
Huom: Tuonti ei luo tiliä eikä muuta henkilön oikeuksia; se liittää hänet ainoastaan tämän opiskelijan korttiin valtuutettuna.
Koordinaattorin puolelta — Muokkaa valtuutettua
Koordinaattori voi muokata kaikkia kenttiä jo lisätyn valtuutetun (Nimi, Sukunimi ja Asiakirja).
Avaa opiskelijan Valtuutukset-sivu (katso Vaihe 1 ja 2 "Lisää valtuutettu").
Paikanna muokattavan valtuutetun rivi.
"Muokkaa"-sarakkeessa napsauta vaaleansinistä kynäkuvaketta.
Aukeaa sama modaalinen ikkuna, joka oli käytössä lisäyksessä, jo nykyisillä tiedoilla täytettynä.
Muokkaa haluamiasi kenttiä. Korvataksesi liitetyn asiakirjan, napsauta uudelleen "Lataa asiakirja" ja valitse uusi tiedosto.
Napsauta "Tallenna" vahvistaaksesi muutokset.
Koordinaattorin puolelta — Tarkastele liitettyä asiakirjaa
Konsultoidaaksesi jo ladattua asiakirjaa valtuutetulle:
Avaa opiskelijan Valtuutukset-sivu.
Asiakirja-sarakkeessa napsauta violettia kuvaketta, joka on liitetty valtuutettuun.
Tiedosto (kuva tai PDF) avataan/ladataan laitteellesi.
Jos solussa ei ole kuvaketta, se tarkoittaa, että kyseiselle valtuutetulle ei ole vielä ladattu asiakirjaa.
Koordinaattorin puolelta — Poista valtuutettu
Huomio: Valtuutetun poistaminen on lopullista ja sitä voi tehdä vain koordinaattori. Eivät kasvattajat, eivätkä perheet voi poistaa valtuutettuja.
Avaa opiskelijan Valtuutukset-sivu.
Paikanna poistettavan valtuutetun rivi.
"Poista"-sarakkeessa napsauta punaista roskakori-kuvaketta.
Vahvista poistaminen varoitusikkunassa.
Valtuutettu poistetaan heti listalta.
Kasvattajan puolelta — Tarkastele valtuutettuja (selaimessa)
Kasvattaja (vihreä valikko) ei voi lisätä, muokata tai poistaa valtuutettuja, mutta voi konsultoida listaa, jotta voi tarkistaa, kuka on valtuutettu noutamaan opiskelijan.
Selaimesta
Kirjaudu hallintojärjestelmään kasvattajan tilillä (vihreä valikko vasemmalla).
Avaa haluamasi opiskelijan kortti.
Ylhäällä olevasta alasvetovalikosta valitse "Valtuutukset".
Taulukossa näytetään Nimi, Sukunimi ja Asiakirja jokaisesta valtuutetusta.
Tarkastellaksesi liitettyä asiakirjaa, napsauta violettia kuvaketta asiakirjasarakkeessa: tiedosto avautuu tai ladataan.
Erot koordinaattorista: kasvattajan puolella ei ole "+ Lisää" ja "Tuo" -painikkeita, eikä "Muokkaa" ja "Poista" -sarakkeita. Sivu on vain luku.
App Easy Staff — Tarkastele valtuutettuja
Myös App Easy Staff -sovelluksessa, joka on henkilökunnalle, on mahdollista tarkastella valtuutettujen listaa.
Avaa Easy Staff -sovellus ja kirjaudu sisään.
Siirry "Opiskelijalista".
Paikanna haluamasi opiskelija (voit käyttää hakupalkkia tai "Osasto" -suodatinta).
Opiskelijaruudussa napsauta "Katso kortti" (ruudun vasemmassa alakulmassa).
"Katso kortti" -näytössä vieritä alas "Valtuutukset" -osioon.
Kaikki valtuutetut, jotka on rekisteröity tälle opiskelijalle, luetellaan, ja niiden vieressä on kuvake asiakirjan avaamiseksi (jos saatavilla).
Perheen puolelta — Lisää valtuutettu selaimesta
Oikeutetut perheenjäsenet voivat myös lisätä valtuutettuja itsenäisesti selaimesta.
Vaihe 1 — Siirry perhepaneeliin
Perheenjäsen kirjautuu hallintojärjestelmään omilla tunnuksillaan.
Vasemmassa valikossa napsauta "Poissaolot".
Aukeavassa alavalikossa napsauta "Valtuutukset".
Vaihe 2 — Lisää valtuutettu
Näytetään lista jo rekisteröidyistä valtuutuksista omille opiskelijoille.
Napsauta painiketta lisätäksesi uuden valtuutetun.
Täytä Nimi ja Sukunimi.
(Valinnainen) Lataa valtuutetun asiakirja (jpg, jpeg, png, pdf).
Tallenna.
Tärkeää: Kun valtuutettu on lisätty, perheenjäsen ei voi poistaa valtuutettua. Jos se on tarpeen, perheenjäsenen on pyydettävä poistamista laitokselta viestinnän kautta (esimerkiksi viesti sovelluksesta tai suora pyyntö koordinaattorille), joka hoitaa poistamisen koordinaattorin puolelta.
Perheenjäsen voi aina muokata liitettyä tiedostoa/kuvaa valtuutetulle (esimerkiksi päivittää vanhentuneen henkilöllisyystodistuksen).
Perheen puolelta — Lisää valtuutettu Easy Family -sovelluksesta
Menettely sovelluksessa on käsitteellisesti sama kuin selaimessa.
Avaa Easy Family -sovellus ja kirjaudu sisään.
Valitse laitos ja haluamasi opiskelija.
Aloitussivulta siirry "Poissaolot" -valikkoon.
Valitse alavalikko "Valtuutukset".
Näet listan jo lisätyistä valtuutetuista tälle opiskelijalle.
Lisätäksesi uuden valtuutetun, käytä lisäyspainiketta.
Täytä Nimi ja Sukunimi (pakolliset) ja lataa tarvittaessa asiakirja laitteeltasi (aiemmin olemassa oleva kuva tai otettu hetki).
Tallenna.
Myös sovelluksesta perheenjäsen voi muokata liitettyä tiedostoa, mutta ei voi poistaa valtuutettua. Poistamista varten on otettava yhteyttä laitokseen.
Usein kysytyt kysymykset
Saako valtuutettu käyttäjätunnuksia tai ilmoituksia? Ei. Valtuutettu on yksinkertainen rekisteröity henkilötieto; hänellä ei ole pääsyä järjestelmään, ei sähköposteja, ei ilmoituksia.
Onko pakollista ladata asiakirja valtuutetulle? Ei. Pakollisia ovat vain Nimi ja Sukunimi. Asiakirja on valinnainen, mutta erittäin suositeltava tunnistamisen varmistamiseksi noutamisen yhteydessä.
Mikä asiakirja on parempi ladata: valtuutetun henkilöllisyystodistus vai allekirjoitettu valtuutus? Se on laitoksen harkinnassa. Jotkut laitokset suosivat valtuutetun henkilöllisyystodistusta (helpottaakseen tunnistamista noutamisen yhteydessä), toiset suosivat vanhemman allekirjoittamaa valtuutuslomaketta. Sopikaa koordinaattorin kanssa, mitä käytäntöä noudatetaan.
Voiko perheenjäsen poistaa valtuutetun, jonka hän on vahingossa lisännyt? Ei. Perheenjäsenet eivät voi poistaa valtuutettuja, eivät edes itse lisäämiään. Heidän on lähetettävä poistopyyntö laitokselle (esimerkiksi viestin kautta sovelluksessa), ja koordinaattori hoitaa poistamisen.
Voiko sama valtuutettu olla liitettynä useisiin opiskelijoihin? Kyllä. Koordinaattori voi käyttää "Tuo" -toimintoa kunkin opiskelijan kortilla liittääkseen saman henkilön, joka on jo arkistossa, useisiin opiskelijoihin (kätevää esimerkiksi isovanhemmille, jotka noutavat useita lapsenlapsia samasta laitoksesta).
Mitä kasvattaja näkee noutamisen yhteydessä? Kasvattaja voi sekä selaimesta että App Easy Staffista avata opiskelijakortin, siirtyä Valtuutukset -osioon ja tarkistaa jokaisen valtuutetun nimen, sukunimen ja liitetyn asiakirjan. Näin hän voi varmistaa henkilön henkilöllisyyden, joka saapuu noutamaan opiskelijan.
Näkyvätkö perheiden sovelluksesta lisäämät valtuutetut heti henkilökunnalle? Kyllä. Kaikki lisätyt valtuutetut — sekä koordinaattorin, että perheiden selaimesta, sekä perheiden Easy Family -sovelluksesta — näkyvät reaaliajassa henkilökunnalle kasvattajan puolella, koordinaattorin puolella ja App Easy Staffissa.