Descrizione della funzione
La funzione Deleghe permette di registrare, su ogni scheda studente, una lista di persone autorizzate a riprendere lo studente dalla struttura (es. nonni, zii, baby-sitter, amici di famiglia) senza dover creare per loro un account familiare e quindi senza dare loro alcun accesso al gestionale o all'App Easy Family.
Per ogni delegato è possibile registrare:
Nome (obbligatorio)
Cognome (obbligatorio)
Un documento allegato (facoltativo) — generalmente il documento d'identità del delegato, ma a discrezione della struttura può essere caricato anche il modulo di delega firmato dal genitore o qualsiasi altro documento utile (sono supportati i formati jpg, jpeg, png, pdf).
Nota: I delegati non ricevono credenziali e non possono accedere al sistema. La loro funzione è esclusivamente quella di essere riconosciuti dal personale della struttura al momento del ritiro dello studente.
Dove si trova la funzione
Profilo Posizione Cosa può fare Coordinatore (browser, menù celeste) Scheda studente → tendina Deleghe Aggiungere, importare, modificare, eliminare Educatore (browser, menù verde) Scheda studente → tendina Deleghe Solo visualizzare (compreso il documento allegato) App Easy Staff Elenco Studenti → studente → Vedi Scheda → sezione Deleghe Solo visualizzare Familiare (browser) Menù Presenze → Deleghe Aggiungere, modificare il file allegato App Easy Family Menù Presenze → Deleghe Aggiungere, modificare il file allegato
Lato Coordinatore — Aggiungere un delegato
Step 1 — Accedere alla scheda dello studente
Accedete al gestionale con un account coordinatore (menù celeste a sinistra).
Nel menù di sinistra cliccate su "Studenti" per espandere il sottomenù.
Cliccate su "Elenco Studenti".
Individuate lo studente per cui volete inserire un delegato e cliccate sul suo nome (o sull'icona di modifica) per aprire la scheda.
Step 2 — Aprire la sezione Deleghe
Una volta dentro la scheda dello studente, in alto trovate una tendina (combo box) che riporta il nome della sezione attualmente visualizzata (per default mostra "Studente").
Cliccate sulla freccia della tendina per visualizzare tutte le sezioni della scheda.
Selezionate la voce "Deleghe".
Si aprirà la pagina Deleghe con la tabella dei delegati già inseriti (o vuota, se è la prima volta).
La tabella ha le colonne: Nome — Cognome — Documento — Modifica — Elimina.
Step 3 — Aggiungere un nuovo delegato
In alto a destra del riquadro "Deleghe" trovate due pulsanti:
"Importa" (viola) — per associare un adulto già presente in archivio (vedi paragrafo successivo).
"+ Aggiungi" (celeste) — per inserire un nuovo delegato da zero.
Cliccate sul tasto celeste "+ Aggiungi".
Si aprirà una finestra modale intitolata "Deleghe" con i seguenti campi:
Nome* — campo obbligatorio. Inserite il nome del delegato.
Cognome* — campo obbligatorio. Inserite il cognome del delegato.
Carica Documento — pulsante celeste. Cliccandolo si apre la finestra di selezione file del vostro dispositivo, da cui potete scegliere il documento da allegare.
Tipologie di file supportati: jpg, jpeg, png, pdf.
Cosa caricare: è a discrezione della struttura. Tipicamente si carica il documento d'identità del delegato; alcune strutture preferiscono caricare il modulo di delega firmato dal genitore. Il campo è facoltativo: se non viene caricato nulla, il delegato sarà comunque registrato con nome e cognome.
Step 4 — Salvare
Compilati i campi obbligatori (Nome e Cognome), il pulsante "Salva" in basso diventa verde e cliccabile.
Cliccate su "Salva" per registrare il delegato.
In alternativa, cliccate su "Annulla" per chiudere la finestra senza salvare nulla.
Il nuovo delegato comparirà immediatamente nella tabella.
Lato Coordinatore — Importare un delegato già in archivio
Se la persona che volete aggiungere come delegato è già presente nel sistema (ad esempio è il genitore di un altro studente della struttura, oppure è già stato delegato per un altro fratello), non dovete inserirla nuovamente: potete utilizzare la funzione Importa.
Step 1 — Aprire la finestra di importazione
Nella pagina Deleghe dello studente, cliccate sul pulsante viola "Importa" in alto a destra.
Step 2 — Cercare la persona
Nella finestra che si apre potete ricercare la persona da associare per:
Nome
Cognome
Email
Inserite uno o più di questi dati nel campo di ricerca; il sistema vi mostrerà i risultati corrispondenti già presenti nell'archivio della struttura.
Step 3 — Confermare l'importazione
Selezionate la persona corretta dall'elenco dei risultati e confermate l'operazione.
La persona verrà aggiunta automaticamente alla lista delle Deleghe dello studente, con i dati anagrafici già compilati.
Nota: L'importazione non crea un account né modifica i permessi della persona; la collega esclusivamente come delegato alla scheda di questo studente.
Lato Coordinatore — Modificare un delegato
Il coordinatore può modificare tutti i campi di un delegato già inserito (Nome, Cognome e Documento).
Aprite la pagina Deleghe dello studente (vedi Step 1 e 2 di "Aggiungere un delegato").
Individuate la riga del delegato da modificare.
Nella colonna "Modifica", cliccate sull'icona celeste a forma di matita.
Si aprirà la stessa finestra modale dell'inserimento, già compilata con i dati attuali.
Modificate i campi desiderati. Per sostituire il documento allegato, cliccate nuovamente su "Carica Documento" e selezionate il nuovo file.
Cliccate su "Salva" per confermare le modifiche.
Lato Coordinatore — Visualizzare il documento allegato
Per consultare il documento già caricato per un delegato:
Aprite la pagina Deleghe dello studente.
Nella colonna "Documento", cliccate sull'icona viola a forma di foglio in corrispondenza del delegato.
Il file (immagine o PDF) verrà aperto/scaricato sul vostro dispositivo.
Se al posto dell'icona la cella è vuota, significa che per quel delegato non è stato ancora caricato alcun documento.
Lato Coordinatore — Eliminare un delegato
Attenzione: L'eliminazione di un delegato è definitiva e può essere effettuata solo dal coordinatore. Né gli educatori, né i familiari possono cancellare i delegati.
Aprite la pagina Deleghe dello studente.
Individuate la riga del delegato da rimuovere.
Nella colonna "Elimina", cliccate sull'icona rossa a forma di cestino.
Confermate l'eliminazione nella finestra di avviso.
Il delegato sarà rimosso immediatamente dalla lista.
Lato Educatore — Visualizzare i delegati (browser)
L'educatore (menù verde) non può inserire, modificare o eliminare delegati, ma può consultare la lista, in modo da verificare al momento del ritiro chi è autorizzato a riprendere lo studente.
Da browser
Accedete al gestionale con un account educatore (menù verde a sinistra).
Aprite la scheda dello studente desiderato.
Nella tendina in alto della scheda, selezionate "Deleghe".
Verrà mostrata la tabella con Nome, Cognome e Documento di ciascun delegato.
Per visualizzare il documento allegato, cliccate sull'icona viola a forma di foglio nella colonna "Documento": il file si aprirà o sarà scaricato.
Differenza rispetto al coordinatore: lato educatore non sono presenti i pulsanti "+ Aggiungi" e "Importa", né le colonne "Modifica" ed "Elimina". La pagina è in sola lettura.
App Easy Staff — Visualizzare i delegati
Anche dall'App Easy Staff in dotazione al personale è possibile consultare la lista delle deleghe.
Aprite l'app Easy Staff ed effettuate il login.
Andate su "Elenco Studenti".
Individuate lo studente desiderato (potete aiutarvi con la barra di ricerca o con il filtro "Sezione").
Nel riquadro dello studente, cliccate sul pulsante "Vedi Scheda" (in basso a sinistra del riquadro).
Nella schermata "Vedi Scheda", scorrete fino alla sezione "Deleghe".
Verranno elencati tutti i delegati registrati per quello studente, con accanto un'icona per aprire il documento allegato (se presente).
Lato Familiare — Inserire un delegato da browser
I familiari abilitati all'accesso possono inserire i delegati anche autonomamente dal browser.
Step 1 — Accedere al pannello familiare
Il familiare accede al gestionale con le proprie credenziali.
Nel menù a sinistra clicca sulla voce "Presenze".
Nel sottomenù che si apre, clicca su "Deleghe".
Step 2 — Aggiungere il delegato
Verrà mostrata la lista delle deleghe già registrate per il/i propri studenti.
Cliccate sul pulsante per aggiungere un nuovo delegato.
Compilate Nome e Cognome.
(Facoltativo) Caricate il documento del delegato (jpg, jpeg, png, pdf).
Salvate.
Importante: una volta inserito, il familiare non può eliminare il delegato. Se è necessario rimuoverlo, il familiare deve richiedere la cancellazione alla struttura tramite una comunicazione (ad esempio un messaggio dall'app o una richiesta diretta al coordinatore), che procederà all'eliminazione dal lato coordinatore.
Il familiare può sempre modificare il file/immagine allegato al delegato (ad esempio per aggiornare un documento d'identità scaduto).
Lato Familiare — Inserire un delegato da App Easy Family
La procedura da app è identica nei concetti a quella da browser.
Aprite l'app Easy Family ed effettuate il login.
Selezionate la struttura e lo studente desiderato.
Dalla home, accedete al menù "Presenze".
Selezionate il sottomenù "Deleghe".
Visualizzerete la lista dei delegati già inseriti per quello studente.
Per aggiungere un nuovo delegato, utilizzate il pulsante di aggiunta.
Compilate Nome e Cognome (obbligatori) ed eventualmente caricate il documento dal vostro dispositivo (foto già esistente o scattata sul momento).
Salvate.
Anche da app il familiare può modificare il file allegato ma non può eliminare il delegato. Per la cancellazione deve rivolgersi alla struttura.
Domande frequenti
Il delegato riceve credenziali o notifiche? No. Il delegato è una semplice anagrafica registrata in scheda; non ha alcun accesso al sistema, non riceve email, non riceve notifiche.
È obbligatorio caricare un documento per il delegato? No. Sono obbligatori solo Nome e Cognome. Il documento è facoltativo, ma fortemente consigliato per garantire il riconoscimento al momento del ritiro.
Quale documento è meglio caricare: la carta d'identità del delegato o la delega firmata? È a discrezione della struttura. Alcune strutture preferiscono il documento d'identità del delegato (per facilitare il riconoscimento al ritiro), altre preferiscono il modulo di delega firmato dal genitore. Concordate con il coordinatore quale prassi seguire.
Un familiare può cancellare un delegato che ha inserito per errore? No. I familiari non possono eliminare i delegati, nemmeno quelli da loro stessi inseriti. Devono inviare una richiesta di cancellazione alla struttura (ad esempio tramite messaggio sull'app), e il coordinatore procederà alla rimozione.
Lo stesso delegato può essere associato a più studenti? Sì. Il coordinatore può utilizzare la funzione "Importa" sulla scheda di ciascun studente per associare la stessa persona già presente in archivio a più studenti (utile, ad esempio, per i nonni che ritirano più nipoti della stessa struttura).
Cosa vede l'educatore al momento del ritiro? L'educatore, sia da browser che da App Easy Staff, può aprire la scheda dello studente, andare nella sezione Deleghe e consultare nome, cognome e documento allegato di ogni delegato autorizzato. In questo modo può verificare l'identità della persona che si presenta a riprendere lo studente.
I delegati inseriti dai familiari da app sono visibili immediatamente al personale? Sì. Tutti i delegati inseriti — sia dal coordinatore, sia dai familiari da browser, sia dai familiari da App Easy Family — sono visibili in tempo reale dal personale lato educatore, lato coordinatore e da App Easy Staff.