Descrição da função
A função Delegas permite registrar, em cada ficha do aluno, uma lista de pessoas autorizadas a buscar o aluno na instituição (ex. avós, tios, babás, amigos da família) sem precisar criar uma conta familiar para elas e, portanto, sem dar a elas qualquer acesso ao sistema de gestão ou ao App Easy Family.
Para cada delegado, é possível registrar:
Nome (obrigatório)
Sobrenome (obrigatório)
Um documento anexado (opcional) — geralmente o documento de identidade do delegado, mas a critério da instituição, pode ser carregado também o formulário de delegação assinado pelo responsável ou qualquer outro documento útil (são suportados os formatos jpg, jpeg, png, pdf).
Nota: Os delegados não recebem credenciais e não podem acessar o sistema. Sua função é exclusivamente ser reconhecidos pela equipe da instituição no momento da retirada do aluno.
Onde encontrar a função
Perfil Posição O que pode fazer Coordenador (navegador, menu azul) Ficha do aluno → dropdown Delegas Adicionar, importar, modificar, excluir Educador (navegador, menu verde) Ficha do aluno → dropdown Delegas Apenas visualizar (incluindo o documento anexado) App Easy Staff Lista de Alunos → aluno → Ver Ficha → seção Delegas Apenas visualizar Familiar (navegador) Menu Presenças → Delegas Adicionar, modificar o arquivo anexado App Easy Family Menu Presenças → Delegas Adicionar, modificar o arquivo anexado
Lado Coordenador — Adicionar um delegado
Passo 1 — Acessar a ficha do aluno
Acesse o sistema de gestão com uma conta coordenador (menu azul à esquerda).
No menu à esquerda, clique em "Alunos" para expandir o submenu.
Clique em "Lista de Alunos".
Localize o aluno para o qual deseja inserir um delegado e clique em seu nome (ou no ícone de edição) para abrir a ficha.
Passo 2 — Abrir a seção Delegas
Uma vez dentro da ficha do aluno, na parte superior você encontrará um dropdown (combo box) que mostra o nome da seção atualmente visualizada (por padrão, mostra "Aluno").
Clique na seta do dropdown para visualizar todas as seções da ficha.
Selecione a opção "Delegas".
Isso abrirá a página Delegas com a tabela dos delegados já inseridos (ou vazia, se for a primeira vez).
A tabela possui as colunas: Nome — Sobrenome — Documento — Modificar — Excluir.
Passo 3 — Adicionar um novo delegado
No canto superior direito do painel "Delegas", você encontrará dois botões:
"Importar" (roxo) — para associar um adulto já presente no arquivo (veja o parágrafo seguinte).
"+ Adicionar" (azul) — para inserir um novo delegado do zero.
Clique no botão azul "+ Adicionar".
Uma janela modal intitulada "Delegas" será aberta com os seguintes campos:
Nome* — campo obrigatório. Insira o nome do delegado.
Sobrenome* — campo obrigatório. Insira o sobrenome do delegado.
Carregar Documento — botão azul. Ao clicar, a janela de seleção de arquivos do seu dispositivo será aberta, onde você pode escolher o documento a ser anexado.
Tipos de arquivos suportados: jpg, jpeg, png, pdf.
O que carregar: fica a critério da instituição. Tipicamente, carrega-se o documento de identidade do delegado; algumas instituições preferem carregar o formulário de delegação assinado pelo responsável. O campo é opcional: se nada for carregado, o delegado será registrado com nome e sobrenome.
Passo 4 — Salvar
Após preencher os campos obrigatórios (Nome e Sobrenome), o botão "Salvar" na parte inferior se tornará verde e clicável.
Clique em "Salvar" para registrar o delegado.
Alternativamente, clique em "Cancelar" para fechar a janela sem salvar nada.
O novo delegado aparecerá imediatamente na tabela.
Lado Coordenador — Importar um delegado já no arquivo
Se a pessoa que você deseja adicionar como delegado já está presente no sistema (por exemplo, é o responsável por outro aluno da instituição, ou já foi delegado para outro irmão), você não precisa inseri-la novamente: pode usar a função Importar.
Passo 1 — Abrir a janela de importação
Na página Delegas do aluno, clique no botão roxo "Importar" no canto superior direito.
Passo 2 — Procurar a pessoa
Na janela que se abre, você pode procurar a pessoa a ser associada por:
Nome
Sobrenome
Email
Insira um ou mais desses dados no campo de pesquisa; o sistema mostrará os resultados correspondentes já presentes no arquivo da instituição.
Passo 3 — Confirmar a importação
Selecione a pessoa correta na lista de resultados e confirme a operação.
A pessoa será adicionada automaticamente à lista de Delegas do aluno, com os dados cadastrais já preenchidos.
Nota: A importação não cria uma conta nem modifica as permissões da pessoa; a associa exclusivamente como delegado na ficha deste aluno.
Lado Coordenador — Modificar um delegado
O coordenador pode modificar todos os campos de um delegado já inserido (Nome, Sobrenome e Documento).
Abrir a página Delegas do aluno (veja Passo 1 e 2 de "Adicionar um delegado").
Localize a linha do delegado a ser modificado.
Na coluna "Modificar", clique no ícone azul em forma de lápis.
Uma janela modal idêntica à de inserção será aberta, já preenchida com os dados atuais.
Modifique os campos desejados. Para substituir o documento anexado, clique novamente em "Carregar Documento" e selecione o novo arquivo.
Clique em "Salvar" para confirmar as alterações.
Lado Coordenador — Visualizar o documento anexado
Para consultar o documento já carregado para um delegado:
Abrir a página Delegas do aluno.
Na coluna "Documento", clique no ícone roxo em forma de folha correspondente ao delegado.
O arquivo (imagem ou PDF) será aberto/baixado no seu dispositivo.
Se, em vez do ícone, a célula estiver vazia, significa que nenhum documento foi carregado para esse delegado ainda.
Lado Coordenador — Excluir um delegado
Atenção: A exclusão de um delegado é definitiva e pode ser feita apenas pelo coordenador. Nem os educadores, nem os familiares podem excluir os delegados.
Abrir a página Delegas do aluno.
Localize a linha do delegado a ser removido.
Na coluna "Excluir", clique no ícone vermelho em forma de cesto de lixo.
Confirme a exclusão na janela de aviso.
O delegado será removido imediatamente da lista.
Lado Educador — Visualizar os delegados (navegador)
O educador (menu verde) não pode inserir, modificar ou excluir delegados, mas pode consultar a lista, a fim de verificar no momento da retirada quem está autorizado a buscar o aluno.
Do navegador
Acesse o sistema de gestão com uma conta educador (menu verde à esquerda).
Abrir a ficha do aluno desejado.
No dropdown na parte superior da ficha, selecione "Delegas".
Será exibida a tabela com Nome, Sobrenome e Documento de cada delegado.
Para visualizar o documento anexado, clique no ícone roxo em forma de folha na coluna "Documento": o arquivo será aberto ou baixado.
Diferença em relação ao coordenador: no lado do educador, não estão presentes os botões " + Adicionar" e "Importar", nem as colunas "Modificar" e "Excluir". A página é de somente leitura.
App Easy Staff — Visualizar os delegados
Também pelo App Easy Staff disponível para a equipe, é possível consultar a lista das delegas.
Abrir o app Easy Staff e fazer login.
Ir para "Lista de Alunos".
Localize o aluno desejado (você pode usar a barra de pesquisa ou o filtro "Seção").
No painel do aluno, clique no botão "Ver Ficha" (na parte inferior esquerda do painel).
Na tela "Ver Ficha", role até a seção "Delegas".
Serão listados todos os delegados registrados para esse aluno, com um ícone ao lado para abrir o documento anexado (se presente).
Lado Familiar — Inserir um delegado pelo navegador
Os familiares autorizados a acessar podem inserir os delegados também de forma autônoma pelo navegador.
Passo 1 — Acessar o painel familiar
O familiar acessa o sistema de gestão com suas credenciais.
No menu à esquerda, clique na opção "Presenças".
No submenu que se abre, clique em "Delegas".
Passo 2 — Adicionar o delegado
Será exibida a lista das delegas já registradas para o(s) seus(s) alunos.
Clique no botão para adicionar um novo delegado.
Preencha Nome e Sobrenome.
(Opcional) Carregue o documento do delegado (jpg, jpeg, png, pdf).
Salve.
Importante: uma vez inserido, o familiar não pode excluir o delegado. Se for necessário removê-lo, o familiar deve solicitar a exclusão à instituição através de uma comunicação (por exemplo, uma mensagem pelo app ou um pedido direto ao coordenador), que procederá à exclusão pelo lado do coordenador.
O familiar pode sempre modificar o arquivo/imagem anexado ao delegado (por exemplo, para atualizar um documento de identidade vencido).
Lado Familiar — Inserir um delegado pelo App Easy Family
A procedimento pelo app é idêntico nos conceitos ao do navegador.
Abrir o app Easy Family e fazer login.
Selecionar a instituição e o aluno desejado.
Na tela inicial, acesse o menu "Presenças".
Selecione o submenu "Delegas".
Você verá a lista dos delegados já inseridos para esse aluno.
Para adicionar um novo delegado, utilize o botão de adição.
Preencha Nome e Sobrenome (obrigatórios) e, se necessário, carregue o documento do seu dispositivo (foto já existente ou tirada no momento).
Salve.
Mesmo pelo app, o familiar pode modificar o arquivo anexado, mas não pode excluir o delegado. Para a exclusão, deve se dirigir à instituição.
Perguntas frequentes
O delegado recebe credenciais ou notificações? Não. O delegado é um simples registro cadastral na ficha; não tem acesso ao sistema, não recebe e-mails, não recebe notificações.
É obrigatório carregar um documento para o delegado? Não. Apenas Nome e Sobrenome são obrigatórios. O documento é opcional, mas fortemente recomendado para garantir o reconhecimento no momento da retirada.
Qual documento é melhor carregar: a carteira de identidade do delegado ou a delegação assinada? Fica a critério da instituição. Algumas instituições preferem o documento de identidade do delegado (para facilitar o reconhecimento na retirada), outras preferem o formulário de delegação assinado pelo responsável. Concorde com o coordenador qual prática seguir.
Um familiar pode cancelar um delegado que inseriu por engano? Não. Os familiares não podem excluir os delegados, nem mesmo aqueles que inseriram. Devem enviar um pedido de cancelamento à instituição (por exemplo, através de mensagem no app), e o coordenador procederá à remoção.
O mesmo delegado pode ser associado a mais alunos? Sim. O coordenador pode usar a função "Importar" na ficha de cada aluno para associar a mesma pessoa já presente no arquivo a mais alunos (útil, por exemplo, para avós que buscam mais netos da mesma instituição).
O que o educador vê no momento da retirada? O educador, tanto pelo navegador quanto pelo App Easy Staff, pode abrir a ficha do aluno, ir na seção Delegas e consultar nome, sobrenome e documento anexado de cada delegado autorizado. Assim, pode verificar a identidade da pessoa que se apresenta para buscar o aluno.
Os delegados inseridos pelos familiares pelo app são visíveis imediatamente para a equipe? Sim. Todos os delegados inseridos — tanto pelo coordenador, quanto pelos familiares pelo navegador, quanto pelos familiares pelo App Easy Family — são visíveis em tempo real pela equipe do lado do educador, do lado do coordenador e pelo App Easy Staff.