Comment créer un produit "Temps Journalier"

Le produit "Temps Journalier" permet de facturer automatiquement le temps supplémentaire passé par les étudiants dans l'établissement au-delà des horaires prévus par la tarification. Le système calcule les heures supplémentaires en se basant sur les enregistrements d'entrée et de sortie, effectués par les éducateurs ou les parents via QR Code.

Comment créer un produit "Temps Journalier"

1. Accéder à la gestion des produits

• Allez dans Administration → Produits.

• Cliquez en haut à droite sur le bouton "+ Nouveau".

2. Remplir les champs du produit

• Type de produit : Sélectionnez "Temps Journalier".

• Nom du produit interne : Entrez un nom utile pour identifier le produit, ex. Heures supplémentaires 8-16.

• Nom court : Entrez le nom que le parent verra sur la facture, ex. Heures supplémentaires.

• Description (facultatif) : Vous pouvez entrer des détails supplémentaires, des références à l'étudiant et la mention "pour la période", sans spécifier la période de référence qui sera ajoutée automatiquement.

3. Définir les coûts à appliquer

• Coût pour entrée anticipée : Entrez le montant à facturer si l'étudiant entre avant l'heure prévue.

• Coût pour sortie tardive : Entrez le montant à facturer si l'étudiant sort après l'heure prévue.

• Temps minimum facturable : Sélectionnez l'unité de mesure pour le calcul du montant, en choisissant parmi :

• 1 minute

• 15 minutes

• 30 minutes

• 1 heure

• Ex : Si vous définissez 15 minutes et que le coût pour sortie tardive est 5€, le système facturera 5€ toutes les 15 minutes.

• Tolérance : Définissez une période initiale (ex. 10 minutes) pendant laquelle aucun coût n'est calculé. Le système commencera à facturer à partir de la 11ème minute.

• Coût journalier pour entrée un jour non prévu : Si la tarification inclut seulement certains jours (ex. du lundi au jeudi) et que l'étudiant fréquente le vendredi, vous pouvez définir un montant fixe pour ce jour.

4. Définir le taux de TVA et la période de référence

• Taux de TVA : Sélectionnez le taux de TVA et indiquez si le montant est TVA incluse ou exclue.

• Période de référence : Le produit prend toujours la période précédente, avec possibilité de l'afficher ou de la masquer sur la facture.

5. Définir les horaires inclus dans la tarification

• Sélectionnez les jours de la semaine et définissez les horaires de référence de la tarification (ex. 8:00 - 16:00).

• Le système NE calculera pas de coûts supplémentaires pour le temps passé à l'intérieur de ces horaires.

• Utilisez le bouton gris à droite pour copier les horaires d'un jour à l'autre.

• Si un jour n'est pas inclus dans la tarification, laissez les champs vides.

6. Enregistrer le produit

• Vérifiez tous les paramètres et cliquez sur "Enregistrer" en haut à droite.

• Vous serez redirigé vers la page Liste des Produits, où vous pourrez :

• Modifier le produit en cliquant sur l'icône en forme de crayon.

• Le dupliquer pour créer d'autres tranches horaires, en cliquant sur l'icône grise "Dupliquer".

• Le supprimer en cliquant sur l'icône rouge "Supprimer".

Comment utiliser le produit "Temps Journalier"

🔹 ⚠️ Ce produit ne peut être utilisé QUE de manière automatique, en l'insérant dans les forfaits.

• Le système calculera le temps supplémentaire uniquement si le produit est inclus dans un forfait.

• S'il est inséré manuellement sur la facture, le calcul devra être effectué manuellement.

Conseils pour une gestion efficace

✅ Créez un produit pour chaque tranche horaire :

• Ex. Heures supplémentaires 8-12, Heures supplémentaires 08-16, etc.

• Après avoir créé le premier, dupliquez-le et modifiez uniquement les horaires.

✅ Créez un forfait pour chaque tranche horaire :

• Ex. Forfait 8-16 → inclut la tarification et le produit "Heures supplémentaires 8-16".

• Forfait 08-12 → inclut le produit "Heures supplémentaires 8-12".