Hur man använder närvaroregistret som koordinator

Hur man använder närvaroregistret som koordinator

Närvaroregistret gör det möjligt för koordinatorn att övervaka alla närvaror registrerade av pedagoger eller familjemedlemmar. Här är hur du får tillgång till det och använder det på bästa sätt.

Åtkomst till närvaroregistret

1. Logga in med koordinatorens konto.
2. Gå in i den önskade enheten.
3. Från sidomenyn, klicka på Studenter och sedan på Närvaroregister.

Visning av närvaro

• Närvaron är organiserad per månad, med en förinställd visning av den aktuella månaden och året.
• Du kan ändra filtren högst upp för att visa data från tidigare månader eller år.

Månadsvy:

• Data är grupperade per dag, med det totala antalet närvarande och frånvarande.
• Genom att klicka på en specifik dag får du tillgång till detaljer om närvaron för den dagen:
• Studentens namn
• Tid för in-/utgång
• Avdelning
• Vem som registrerade aktiviteten (pedagog eller familjemedlem)
• Familjemedlem närvarande, om registrerat.

Tillgängliga filter:

1. Avdelning: välj en eller flera avdelningar för att endast visa data för dessa specifika.
2. Student: sök efter en enskild student för att visa alla deras närvaror.

Utskrift och rapportering

Närvaroregistret erbjuder två alternativ för att exportera data, tillgängliga från de två ljusblå knapparna högst upp till höger:

1. Skapa Rapport (PDF)
   • Ger möjlighet att generera en månatlig rapport i PDF-format.
   • Anpassningsbara parametrar:
   • Aktiva avdelningar, inaktiva eller båda.
   • Val av en eller flera avdelningar.
   • Månad och År.
   • Genom att klicka på Ladda ner Rapport genereras en PDF-fil med:
   • Studenternas namn (till vänster).
   • Dagar i månaden (överst).
   • Totalt per student, dag och månad.
   • Frekvensprocent för de olika dagarna.
   • Skapa Utökad Rapport (Excel)
     • Genererar en Excel-fil med detaljerade data:
     • Alla registrerade närvaror (in- och utgångar).
     • Totala timmar för varje dag och för varje student.
     • Anteckningar registrerade under in-/utgångar.
     • Eftersom den är i Excel-format kan data filtreras eller användas för att skapa pivottabeller.

Tips

• Använd filter för att analysera data på ett riktat sätt, särskilt för specifika studenter eller avdelningar.
• För avancerad analys eller anpassad rapportering, exportera data via den utökade rapporten i Excel.