Hoe de pre-inschrijvingsfunctie te gebruiken
De pre-inschrijvingsfunctie is ontworpen om familieleden in staat te stellen pre-inschrijvingen voor nog niet geregistreerde studenten binnen het beheersysteem te doen. Het mag niet worden gebruikt voor studenten die al zijn geregistreerd voor inschrijving in de volgende jaren.
Toegang tot de pre-inschrijvingsfunctie
Log in als coördinator of beheerder.
Ga naar de gewenste locatie.
Selecteer Studenten in het zijmenu en klik op Pre-inschrijving.
Instellingen van de pre-inschrijvingspagina
• Zodra u in de sectie Pre-inschrijving bent, ziet u aanvankelijk een lege lijst die de toekomstige ontvangen pre-inschrijvingen toont.
• Bovenaan links vindt u een dropdown-menu naast het gele pictogram; door op de pijl te klikken, kunt u toegang krijgen tot:
• Link:
• Bekijk de link die u met de familieleden kunt delen.
• U kunt een QR-code genereren om in uw website te integreren of aan de familieleden te verspreiden.
• De link opent een publiek formulier dat geen wachtwoord vereist.
• Instellingen:
• Beginbericht: Wijzig het inleidende bericht van de pre-inschrijvingspagina.
• Bevestigingsmail: Pas de tekst van de e-mail aan die ouders ontvangen aan het einde van de pre-inschrijving.
• Documenten uploaden:
• U kunt één of meer documenten uploaden (bijv. reglement, aanmeldformulier).
• Het is mogelijk om familieleden te vragen de ondertekende documenten te downloaden en opnieuw te uploaden tijdens het invullen van het formulier.
• Verplichte velden:
• De velden Naam en Achternaam voor het studenten- en familiedossier zijn altijd verplicht.
• U kunt extra velden verplicht maken door ze uit de lijst te selecteren.
• Het wordt aanbevolen om het aantal verplichte velden tot een minimum te beperken.
Voorbeeld van het formulier
• Klik op de blauwe knop Voorbeeld om te zien hoe het formulier eruit zal zien voor de familieleden.
Beheer van ontvangen pre-inschrijvingen
De ontvangen pre-inschrijvingen verschijnen in de lijst, gesorteerd op datum (van recent naar minder recent).
Voor elke pre-inschrijving ziet u:
• Datum van aanvraag
• Naam van de student
• Naam van de familieleden
• Status van de aanvraag: “Geaccepteerd” of “In afwachting”.
• Een gele pictogram onder de vermelding Bekijk om de details van de pre-inschrijving te bekijken.
• Een rode pictogram in de vorm van een prullenbak om de pre-inschrijving te verwijderen.
Een pre-inschrijving bekijken en accepteren
Klik op het gele pictogram naast de pre-inschrijving om de details te bekijken.
Op deze pagina is het mogelijk:
• Klik op Importeer om de pre-inschrijving om te zetten in een studentenkaart.
• Zet de schakelaar Verzend inloggegevens naar de familieleden aan om automatisch de inloggegevens te verzenden, op voorwaarde dat er een geldig e-mailadres is opgegeven.
Status van de geaccepteerde pre-inschrijving
• Zodra deze is geaccepteerd, toont de pre-inschrijving naast de naam van de student de groene tekst Geaccepteerd.
• Door op deze tekst te klikken, krijgt u direct toegang tot de zojuist aangemaakte studentenkaart.