Hier is hoe je een aangepast rapport in Excel-formaat kunt maken met behulp van de gegevens van de studenten- of gezinskaart:
1. Toegang tot het rapportmenu
• In het zijmenu, selecteer Studenten, klik vervolgens op Rapporten.
2. Maak een sjabloon voor het rapport
• Klik op + Nieuw rechtsboven.
• Er verschijnt een scherm waar je het rapport kunt beginnen te configureren.
3. Configuratie van het sjabloon
• Naam van het rapport: Voer een beschrijvende naam in, bijvoorbeeld “Lijst van kinderen met geboortedatum”.
• Beschikbare velden: In de linker kolom vind je alle beschikbare velden van de studenten- en gezinskaarten.
• Klik naast elk veld op het +-symbool om het gewenste veld toe te voegen in de kolom Zichtbare velden in het rapport.
• Zichtbare velden in het rapport: De geselecteerde velden verschijnen in deze kolom. Je kunt:
• Velden opnieuw ordenen: Klik en sleep de velden omhoog of omlaag om de volgorde te bepalen.
4. Opslaan van het sjabloon
• Zodra je de velden en de naam van het rapport hebt geconfigureerd, klik op Opslaan (groene knop rechtsboven).
• Je keert terug naar de hoofdpagina van de rapporten, waar het nieuwe rapport zichtbaar zal zijn in de lijst.
5. Genereren van het rapport
• Naast de naam van het rapport vind je verschillende pictogrammen:
• Geel pictogram (“Maak XLSX”): Klik om het rapport te genereren.
• Er opent een modaal venster om te selecteren:
• Secties: Kies de secties waarvoor je het rapport wilt maken.
• Specifieke kinderen: Als je een rapport alleen voor bepaalde kinderen wilt, selecteer ze dan handmatig.
• Na de selectie, klik op Download Rapport (groene knop). Het Excel-bestand wordt gegenereerd en gedownload.
6. Rapport bewerken of dupliceren
• Je kunt het gemaakte rapport bijwerken met behulp van de pictogrammen naast de naam:
• Bewerken (lichtblauw pictogram): Om velden toe te voegen of te verwijderen.
• Dupliceren (grijs pictogram): Om een nieuw rapport te maken dat lijkt op het bestaande, terwijl het origineel intact blijft.
• Verwijderen (rood prullenbak pictogram): Om een rapport te verwijderen dat je niet meer nodig hebt.
7. Gebruik van het Excel-bestand
• In het gegenereerde Excel-bestand vind je alle gegevens die zijn geconfigureerd tijdens het maken van het sjabloon.
• Je kunt:
• Gegevens direct in het bestand filteren of sorteren.
• Het exporteren of delen met andere gebruikers.
Met dit proces kun je eenvoudig rapporten op basis van de gegevens van studenten en gezinnen maken, aanpassen en beheren!