Als tijdens het aanmaken van het dossier van een familielid het systeem aangeeft dat de e-mail al is gebruikt, betekent dit dat er al een familiedossier bestaat met die e-mail gekoppeld. Volg de onderstaande stappen om de situatie op te lossen:
1. Verwijder het dossier dat in aanbouw is • Annuleer de invoer: Klik op de “X” naast het veld van de relatie (bijv. moeder, vader, etc.). • Dit zal het familiedossier verwijderen dat u probeerde in te voeren.
2. Koppel een al bestaand familielid in het archief • Klik op “Koppel een al bestaand familielid in het archief”. • Er verschijnt een modaal venster met een zoekveld.
3. Zoek het bestaande familielid • Voer de e-mail van het familielid in het zoekveld in en klik op “Zoeken”. • Het familielid (of de familieleden) die aan die e-mail zijn gekoppeld, worden weergegeven.
4. Importeer het familielid in het dossier • Klik op het juiste familielid uit de lijst. • Het familielid wordt automatisch gekoppeld aan het dossier van de student.
5. Geval van duplicaten • Als er meerdere familieleden met dezelfde e-mail zijn, kan dit een abnormale situatie zijn. • Neem contact op met de klantenservice om eventuele fouten in de database te verifiëren en op te lossen.
Nuttige tips • Vermijd het creëren van dubbele dossiers. Gebruik altijd het koppelingsysteem om conflicten te voorkomen. • Houd de gegevens van de familieleden up-to-date om toekomstige koppelingen te vergemakkelijken.