Hvordan bruke forhåndsregistreringsfunksjonen
Forhåndsregistreringsfunksjonen er designet for å la familiemedlemmer forhåndsregistrere studenter som ikke er registrert i systemet. Den skal ikke brukes for studenter som allerede er registrert for å melde seg på de påfølgende årene.
Tilgang til forhåndsregistreringsfunksjonen
Logg inn som koordinator eller administrator.
Gå inn i ønsket enhet.
Fra sidepanelet velger du Studenter og klikker på Forhåndsregistrering.
Innstillinger for forhåndsregistreringssiden
• Når du har gått inn i Forhåndsregistrering-seksjonen, vil du først se en tom liste som viser forhåndsregistreringene som vil bli mottatt i fremtiden.
• Øverst til venstre finner du en rullegardinmeny ved siden av det gule ikonet; ved å klikke på pilen kan du få tilgang til:
• Lenke:
• Se lenken som skal deles med familiemedlemmene.
• Du kan generere en QR-kode som kan integreres på nettstedet ditt eller distribueres til familiemedlemmene.
• Lenken åpner et offentlig skjema som ikke krever passord.
• Innstillinger:
• Innledende melding: Endre innledningsmeldingen på forhåndsregistreringssiden.
• Bekreftelsesepost: Tilpass teksten i e-posten som foreldrene vil motta etter at forhåndsregistreringen er fullført.
• Opplasting av dokumenter:
• Du kan laste opp ett eller flere dokumenter (f.eks. regler, påmeldingsskjema).
• Det er mulig å be familiemedlemmene om å laste ned og laste opp de signerte dokumentene under utfylling av skjemaet.
• Obligatoriske felt:
• Feltene Fornavn og Etternavn for student- og familiemedlemskortet er alltid obligatoriske.
• Du kan gjøre flere felt obligatoriske ved å velge dem fra listen.
• Det anbefales å begrense obligatoriske felt til det minimum som er nødvendig.
Forhåndsvisning av skjema
• Klikk på den blå knappen Forhåndsvisning for å se hvordan skjemaet vil se ut for familiemedlemmene.
Håndtering av mottatte forhåndsregistreringer
De mottatte forhåndsregistreringene vil vises i listen sortert etter dato (fra nyeste til eldste).
For hver forhåndsregistrering vil du se:
• Dato for forespørselen
• Navn på studenten
• Navn på familiemedlemmene
• Status for forespørselen: “Godkjent” eller “Venter”.
• Et gult ikon under Se nærmere på for å vise detaljene om forhåndsregistreringen.
• Et rødt ikon formet som en søppelbøtte for å slette forhåndsregistreringen.
Vurdere og godkjenne en forhåndsregistrering
Klikk på det gule ikonet ved siden av forhåndsregistreringen for å se detaljene.
Fra denne siden kan du:
• Klikke på Importer for å konvertere forhåndsregistreringen til et studentkort.
• Aktivere bryteren Send påloggingsinformasjon til familiemedlemmene for å automatisk sende påloggingsinformasjonen, forutsatt at en gyldig e-postadresse er oppgitt.
Status for godkjent forhåndsregistrering
• Når den er godkjent, vil forhåndsregistreringen vise teksten Godkjent i grønt ved siden av studentens navn.
• Ved å klikke på denne teksten får du direkte tilgang til det nyopprettede studentkortet.